ระบบโทรศัพท์ คืออะไร โทรศัพท์สำนักงาน ใช้แบบไหนดี สำหรับ องค์กร ออฟฟิส

ระบบโทรศัพท์สำนักงาน เป็นการติดต่อสื่อสารภายในและภายนอกสำหรับการใช้งานต่อองค์กรขนาดใหญ่ โดยโทรศัพท์สำนักงานแต่ละประเภท ได้มีระบบเทคโนโลยีโทรศัพท์ที่แตกต่างกันไปเฉพาะทาง แล้วระบบโทรศัพท์ในองค์กรมีแบบไหนมาบ้าง ทาง Personet จะมาอธิบายให้เข้าใจว่า หลายๆองค์กรถึงมีระบบโทรศัพท์ภายในสำนักงานเพื่อดำเนินการทำงานให้เป็นแบบแผนจนถึงปัจจุบัน

ระบบโทรศัพท์สํานักงาน ภายในองค์กรใช้แบบไหนดี

ระบบโทรศัพท์สำนักงาน มีจำนวนชนิดที่มีประวัติการใช้งานในระบบตู้โทรศัพท์ภายในจากองค์กรทั่วทั้งโลกทั้งหมด ที่มีวิธีการใช้โทรศัพท์สำนักงานแบ่งเป็น 5 ชนิดด้วยกันได้แก่

ระบบโทรศัพท์สํานักงานแบบอนาล็อก (Analog Phone System)

โทรศัพท์อนาล็อค(Analog)คือ ระบบโทรศัพท์พื้นฐานตั้งต้นที่สามารถพบได้เจอในพื้นที่ทั่วๆ มีคุณสมบัติในการใช้ติดต่อสื่อสารส่งระบบสัญญาณโทรศัพท์ไปยังผู้รับและผู้ส่งด้วยสายทองแดง สามารถรวมสายเป็นระบบชุมสายโทรศัพท์ และข้อดีของระบบโทรศัพท์ชนิดนี้ สามารถใช้ติดต่อสื่อสารในช่วงสถานการณ์ที่ไร้ไฟฟ้าจ่ายได้หากกรณีระบบชุมสายโทรศัพท์พร้อมใช้งาน ไร้ข้อจัดกัดในการใช้ช่องสัญญาณ แต่ค่าใช้จ่ายศูนย์หากในกรณีที่จะย้ายตำแหน่งหรือเพิ่มสายระบบโทรศัพท์ชนิดนี้ เพราะต้องถอดส่วนประกอบของระบบโทรศัพท์นี้ติดตั้งใหม่ตั้งแต่ต้นทั้งหมด

ระบบโทรศัพท์สํานักงานแบบดิจิตอล ( Digital Phone System)

โทรศัพท์ดิจิตอล เป็นระบบโทรศัพท์สำนักงานโดยเฉพาะที่ช่วยแปลงสัญญาณจากสายโทรศัพท์จากอนาล็อค และการส่งข้อมูล เพื่อเข้าสู่ระบบส่วนกลางภายในองค์กรด้วยระบบชุมสายโทรศัพท์ติดตัวของดิจิตอล ที่ช่วยคัดกรองลำดับสัญญาณระบบโทรศัพท์ที่เข้าสายในเครือข่ายส่วนกลางเป็นระเบียบมากขึ้นผ่านเครือข่ายPSTN ซึ่งPSTNคือตัวเลือกให้ผู้ส่งสายคอยรับการสื่อสารจากการติดต่อกับเจ้าหน้าที่ส่วนกลางเพื่อเข้าสู่ระบบโทรศัพท์ในหน่วยงานเฉพาะแบบมีระเบียบ ตั้งแต่การโอนสาย การฝากข้อความเสียงอัติโนมัติ และการติดต่อโทรกลับแบบครบวงจร โทรศัพท์ดิจิตอลจึงถูกนิยมเป็นระบบโทรศัพท์ภายในสำนักงานเป็นอย่างมาก ด้วยระบบที่ทำงานเป็นแบบแผน สามารถติดต่อจากหน่วยงานภายในโดยผ่านกระบวนการโอนสายเท่านั้น

ระบบโทรศัพท์สํานักงานแบบ VoIP (Voice Over Internet Protocol)

โทรศัพท์แบบVoIP คือ ระบบโทรศัพท์เครือข่ายการติดต่อสำหรับระหว่างประเทศหรือภายในประเทศเช่นกัน โดยใช้สัญญาณเครือข่ายเป็นตัวกลางในการสื่อสารและ IP Address ของตัวในระบบโทรศัพท์ในการส่งข้อมูลปลายทาง ค่าใช้จ่ายระบบโทรศัพท์ชุดนี้ค่อนข้างสูง แต่แลกมาด้วยการติดต่อทั่วประเทศได้อย่างอิสระ และการเคลื่อนย้ายตำแหน่งที่ตั้งนั้นไม่ซับซ้อนเพราะสามารถติดตั้งกับเครือข่ายอินเทอร์เน็ตอีกจุด โดยไม่สูญเสียเครือข่าย และระบบโทรศัพท์ชนิดนี้ รองรับระบบ Voice mail , Conference Call แก่ลูกค้าอีกด้วย

ระบบโทรศัพท์สํานักงานแบบไฮบริด (HYBRID IP-PBX)

โทรศัพท์ไฮบริด เป็นระบบโทรศัพท์ดิจิตอลอีกชนิดหนึ่ง ที่รองรับระบบ IP address ของรหัสอุปกรณ์ต่างๆ ร่วมด้วยกัน ระบบโทรศัพท์นี้สามารถดำเนินการทำงานร่วมกับอุปกรณ์เข้าเครือข่ายติดต่ออย่าง PRI circuit, SIP trunks, หรือ analog trunks ในการเพิ่มคู่สายระบบโทรศัพท์สำนักงาน มีคุณสมบัติเชื่อมโยงโทรศัพท์กับอีเมล์ ช่วยให้สามารถส่งข้อความทางเสียงไปยังผู้รับอีเมลของบริษัทด้วยคุณภาพเสียงเป็นนามสกุลไฟล์ wav. ได้

ระบบโทรศัพท์สํานักงานแบบบนคลาวด์ Cloud

โทรศัพท์บนคลาวด์ เป็นระบบโทรศัพท์โดยใช้เครือข่ายอินเทอร์เน็ตเป็นช่องทางสื่อสารเป็นหลัก มีคุณสมบัติเป็นระบบโทรศัพท์ที่ไร้การติดตั้งจากอุปกรณ์ใดๆ เนื่องจากระบบโทรศัพท์แบบบนคลาวด์ใช้เทคโนโลยีเป็นแบบชุดซอฟแวร์ในการบริการจัดการติดต่อสื่อสารอย่างการใช้ระบบเทคโนโลยีโทรศัพท์อย่าง Software as a Services ที่ใช้ระบบเทคโนโลยีสื่อสารอย่างซอฟแวร์ Cloud IaaS + Virtual PBX + Mobile App ในโปรแกรมตัวเดียวกัน เพื่อตอบโจทย์การสื่อสารภายในเครือข่ายอย่างมีประสิทธิภาพ แต่ระบบโทรศัพท์ของคลาวน์เป็นการใช้เครือข่ายแบบโฮสท์ จึงจำเป็นต้องจ่ายค่าเช่าเครือข่ายนี้เป็นแบบรายเดือน

สรุป

การใช้งานระบบโทรศัพท์สำหรับการตอบโจทย์สำหรับการใช้งานภายในองค์กร ทาง Personet ขอแนะนำเป็นระบบโทรศัพท์แบบดิจิตอล และ VoIP เพราะเนื่องด้วยตัวคุณสมบัติของ 2 ระบบโทรศัพท์นี้สามารถทำงานโดยผ่านเครือข่ายอินเทอร์เน็ตแบบไร้สาย พร้อมมีระบบติดตัวสำหรับผู้โทรให้เข้าระบบโทรศัพท์ในช่องส่วนกลางได้อย่างมีระเบียบ ทั้งสนองการทำงานในองค์กรแบบธุรกิจ ที่มีฟังก์ชั่นการโอนสาย ฝากสาย และ voice call ผ่านผู้รับสายปลายทางได้ครบครัน

ปัจจัยการเลือกใช้โทรศัพท์สำนักงาน เลือกยังไงให้เหมาะกับองค์กรของคุณ

การประสานงานหลายๆฝ่ายงานภายในและภายนอก

ในกรณีที่เป็นองค์กรขนาดใหญ่และมีลูกบริษัทจำนวนย่อยตามทั่วประเทศเป็นจำนวนมาก จำเป็นที่จะต้องมีตู้ประชุมสายโทรศัพท์แต่ละสาขาตามจังหวัดที่มีเลขโทรเบอร์เฉพาะ เพื่อให้การประสานงานต่อกับลูกค้าและบุคคลกรภายนอกในเขตพื้นที่นั้นๆ สามารถติดต่อสื่อสารประสานงานกับระบบโทรศัพท์ในองค์กรได้สะดวกและรวดเร็ว เพื่อการทำงานภายในบริษัทที่มีระเบียบและมีประสิทธิภาพ และเป็นภาพลักษณ์ที่ดีต่อองค์กรในสายตาของคนข้างนอกอีกด้วย

จำนวนพนักงานที่เพียงพอต่อการใช้โทรศัพท์สำนักงานที่เหมาะสม

การคัดเลือกหาผู้ประสานงานในการจัดการระบบโทรศัพท์ทั้งภายในองค์กรและระบบภายนอกนอกองค์กร จำเป็นต้องกำหนดเงื่อนไขการหาบุคคลที่มีภาวะการจัดการแก้ปัญหาเฉพาะหน้าได้ดี พร้อมมีวุฒิภาวะด้านอารมณ์ที่สูง ความสามารถในการสื่อสารต่อบุคคลภายในและภายนอกจะต้องชัดเจน และพูดครบทุกองค์ประกอบ ไม่สร้างความสับสนแก่ทั้งสองฝ่าย บุคคลประเภทนี้จัดเป็นทรัพยากรที่มีค่าควรจัดหาเข้าในระบบโทรศัพท์ในสำนักงานได้เป็นอย่างดี เพราะนอกจากจะทำให้การบริหารภายในองค์กรได้ลื่นไหล ยังเป็นด่านหน้าคอยรับอารมณ์จากสายรับได้ดีอีกด้วย

การเลือกใช้ชนิดโทรศัพท์

การเลือกใช้ระบบโทรศัพท์ ถือเป็นปัจจัยสำคัญในการใช้งานในระยะยาวขององค์กรด้วย เพราะการจะเลือกใช้ระบบโทรศัพท์นั้น ต้องคำนึงถึงภาพรวมองค์กรในอนาคตด้วยว่าจะมีการวางแผนย้ายที่ทำงาน หรือแตกหน่วยงานสาขาไปพื้นที่อื่นหรือไม่ ดังนั้นการเลือกซื้อระบบโทรศัพท์ประเภทต่างๆ ควรเลือกดูตามลักษณะภาพรวมของการบริหารขององค์กรตัวเองอย่างเด็ดขาด เพื่อประหยัดค่าใช้จ่ายในภายหลัง

ระบบโทรศัพท์ คืออะไร?

ระบบโทรศัพท์ คือ โทรศัพท์ออฟฟิศอีกรูปแบบหนึ่ง ที่มีการพัฒนามาจากการสื่อสารจากจำนวน 2 คนเป็นผู้รับและผู้ส่งนั้น ให้สามารถเชื่อมต่อกับการสื่อสารจากผู้ส่งหลายๆสายเป็นจำนวนมากเพื่อเข้าสู่ระบบชุมสายโทรศัพท์กับภายในองค์กรและเพิ่มช่องทางการติดต่อบุคคลากรภายนอกให้สะดวกและเป็นแบบแผนยิ่งขึ้น โดยระบบโทรศัพท์ภายในอาคารเริ่มต้นเป็น โทรศัพท์อนาล็อค(Analog)ที่เป็นเครือข่ายการติดต่อในระยะรัศมีที่จำกัดจนไปถึงระบบโทรศัพท์แบบดิจิตอลที่สามารถขยายอาณาเขตในการเชื่อมต่อผ่านเครือข่ายอินเทอร์เน็ตโดยใช้ IP Address จากรหัสอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ที่รองรับการเชื่อมต่อจากฮาร์ตแวร์ แอพลิเคชั่น อะแดปเตอร์โทรศัพท์อนาล็อค สำหรับการเป็นตัวกลางในการเชื่อมต่อระบบสัญญาณโทรศัพท์เป็นแพตเกจข้อมูลที่มีความเสถียร ประหยัดต้นทุนในการใช้จ่าย และติดต่อข้อมูลได้ทั่วพื้นที่ที่มีเครือข่ายสัญญาณในวงจร

Personet รับติดตั้งตู้สาขาโทรศัพท์ เดินสายโทรศัพท์

บริษัท Personet จำกัด (มหาชน) องค์กรเชี่ยวชาญการ เดินสายโทรศัพท์ ติดตั้งระบบโทรศัพท์ดิจิตอลผ่านโปรแกรมไอทีต่างๆเป็นช่องอินเทอร์เน็ตผ่านวงกว้าง ยินดีรับติดตั้งตู้สาขาโทรศัพท์ แบบสำนักงานตั้งแต่ ขนาดเล็ก กลาง ใหญ่ เพื่อตอบสนองการบริหารและการสื่อสารประสานงานของบริษัทคุณไปได้อย่างราบรื่น โดยไม่มีสิ่งใดมากีดขวางช่องทาง และพวกเรายินดีให้คำปรึกษาเกี่ยวกับชนิดระบบโทรศัพท์แต่ละรุ่นที่ลูกค้าสนใจโดยอธิบายแบบชัดเจน พร้อมสาธิตการใช้งาน และยินดีติดตั้งภายในพื้นที่องค์กรของคุณโดยไม่คิดค่าใช้จ่ายเพิ่มใดๆ มีประกันระหว่างการใช้งานแบบเซ็นสัญญาเป็นลายลักษณ์อักษร ปลอดภัย เชื่อใจฝีมือช่างวิศวกรในบริษัทของเราที่มีประสบการณ์ติดตั้งระบบโทรศัพท์ทุกประเภทที่ยาวนานมามากกว่า 10 ปี